Utilizzi di una wiki

Posted on 24 settembre 2008

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Una wiki è un sito Web in cui il contenuto è creato o modificato dai suoi stessi lettori.
In questo senso una wiki è uno strumento di comunicazione collaborativo non controllato, poiché il fatto stesso che chiunque possa correggere un contenuto mitiga la portata di eventuali abusi o eccessi.

Pur trattandosi di uno strumento non mediato “dall’alto”, tuttavia, l’ambiente di collaborazione può essere pilotato da una redazione tramite apposite istruzioni e indicazioni in modo da diventare uno spazio all’interno del quale realizzare processi, quali ad esempio i seguenti:

1 – Partecipazione collettiva e contemporanea alla stesura di uno stesso documento (scrittura collaborativa sincrona): molti utenti che lavorano contemporaneamente alla realizzazione e al completamento di un documento; lo scopo è l’ottenimento di una versione “ufficiale” e standardizzata di uno o più documenti, versione che in seguito può anche essere conservata su strumenti diversi dalla wiki. In questo senso la wiki simula il funzionamento degli strumenti di versioning, dove viene tenuta traccia di tutte le modifiche apportate ad un file (ad esempio, lo strumento SVN).
Conseguenze
: diminuzione dell’uso di Office (soprattutto Word); riduzione del numero di mail; non necessaria l’adozione di uno strumento di versioning (in caso di soli documenti e se il personale che li dovrebbe utilizzare non è sufficientemente tecnico).

2 – Raccolta incrementale di dati e informazioni (scrittura collaborativa asincrona): molti utenti che lavorano alla realizzazione di un gran numero di documenti senza percepire la necessità di ottenerne in tempi brevi uno stato definitivo e standardizzato. In tal senso la wiki è paragonabile ad una Knowledge Base (un DB non strutturato) o ad un file server (che però in tal caso sarebbe ricercabile mediante search tools). Un processo di questo tipo è utile anche nel caso di report creati dal basso e condivisi con manager via via più in alto (perché i dati vengano commentati e passati poi ad ulteriori capi). In caso di collaboratori posti su “livelli” differenti diventa indispensabile un sistema di autenticazione e gestione dei permessi di lettura/scrittura (cosa che non tutti i sistemi di wiki offrono).
Conseguenze
: eventuale diminuzione dell’uso di Office e/o migliore organizzazione dei documenti prodotti; riduzione delle mail.

3 – Organizzazione di incontri, eventi o meeting: gli utenti propongono date o eventi; gli utenti si aggregano a date o eventi già proposti. In questo senso la wiki funzionerebbe come Google Calendar (o come Outlook) condivisi tra utenti. Si veda il pattern “Agenda“.
Conseguenze
: riduzione del numero di mail.

4 – Mappature mentali contenenti grandi quantità di testo: gli utenti non scrivono solamente contenuti ma li correlano tra di loro, identificando anche diverse tipologie di collegamento (ad esempio: “x estende y”, “x include/è un iperonimo di y”, “x è un sottoinsieme/iponimo di y”). In questo senso il funzionamento della wiki simulerebbe quegli strumenti tipo Mind Manager, ma per ora senza rappresentazione grafica (per la quale si veda tuttavia l’articolo Use JGraph to create a Wikipedia browser).

5 – Fotografia istantanea di dati fortemente dinamici: gli elenchi di quei dati che possono cambiare nel tempo (clienti da contattare, venditori autorizzati, numeri dilicenza, elenco dei fornitori…) possono essere raccolte in pagine di una wiki così da evitare fogli Excel da inviare periodicamente tramite mail. Si veda il pattern “LunchMenu“.

6 – Taggatura di documenti “tradizionali”: se documenti “normali” e preesistenti vengono inseriti nella wiki, anche sotto forma di allegati, è possibile elencare per ogni pagina che li contiene una serie di tag. Questi saranno in realtà dei link a pagine che non contengono contenuto ma che servono come “raccoglitori di link”: alla pagina “toReview”, ad esempio, punteranno tutte quelle pagine i cui allegati sono ancora da sistemare; allo stesso modo si potranno creare le pagine “toDo”, “toTranslate”, eccetera. In questo modo chi deve sistemare i documenti visiterebbe la pagina che gli occorre (per continuare l’esempio, “toReview”), cercherebbe tutte le pagine che puntano ad essa e ne ricaverebbe un elenco di quei documenti che sono stati taggati come “toReview”. Si veda il pattern “SocialTagging“.

7 – Gestione di un ciclo di sviluppo “agile“: la wiki potrebbe supportare i gruppi di analisi, sviluppo e test che dovessero strutturarsi secondo il modello “agile“. Si veda il pattern “AgileLifecycle” (per il quale è necessaria autenticazione all’interno del sito).

8 – Strumento interno oppure esterno di FAQ: l’utente pone una domanda utilizzando il motore di ricerca; se nella wiki esiste già qualche risposta (ad esempio una pagina con il titolo simile) questa viene visualizzata; se invece non dovesse esserci nulla occorre far sì che la nuova pagina si crei automaticamente, vuota, con il solo titolo e già taggata come “todo”; gli amministratori cercheranno poi tutti i backlink della pagina “todo” e troveranno le domande aperte, prive di risposta. A questo punto potranno rispondere. Si veda il pattern “FAQ“.

Note a margine:

– in caso di contenuti documentali è sempre opportuno farne indicare dagli autori la validità (nessuno dei lettori si mette ad aggiornare una pagina inserendo un “out of date“, dopo che l’ha scoperta non aggiornata);

– in caso di contenuti trasmessi da esperti o da colleghi è sempre opportuno citarne un paio di frasi (stimola queste persone a rivedere l’articolo per assicurarsi di non essere stati male interpretati);

– poiché scrivere una pagina da zero è sempre più difficile che modificarne una già abbozzata, si consiglia l’utilizzo di un template che suggerisca (a chi sta per scrivere una pagina nuova) l’organizzazione di grandi blocchi informativi (per MediaWiki Davide “Folletto” Casali aveva trovato l’estensioneNewArticleTemplate“; per Confluence è possibile utilizzare il plugin CreatePage (e relativa macro)).

In questa pagina ho fatto confluire alcuni pattern il cui elenco completo è alla pagina Wikipatterns.